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Sono sconcertato di come tante persone che incontro nella vita privata e nel lavoro facciano fatica ad accettare il cambiamento. Niente di nuovo, lo dicono tanti consulenti e formatori da anni. Il concetto di zona di comfort è ormai molto diffuso. E allora qual è il mio contributo?

KPI e perché utilizzarli

L’efficacia e la redditività di un’organizzazione sono direttamente legate alla sua capacità di monitorare e gestire le prestazioni in modo efficiente.

In questo contesto, i KPI, acronimo di Key Performance Indicators, sono uno strumento fondamentale per misurare e valutare il successo delle attività aziendali.

Se stai cercando di migliorare i tuoi risultati aziendali, monitorare i tuoi KPI è un passo essenziale.

Ma da dove iniziare?

In questo articolo vorrei parlare del ruolo dei KPI nelle attività aziendali e di come possono essere utilizzati per prendere decisioni strategiche e migliorare le prestazioni dell’organizzazione.

In particolare, vorrei spiegarti il significato dei KPI e delle loro applicazioni pratiche nelle vendite, nel marketing, nella produzione, nella gestione delle risorse umane e per l’imprenditore, fornendoti gli strumenti necessari per gestire le prestazioni dell’azienda in modo più efficiente ed efficace.

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Ma perché i KPI sono così importanti per il team vendite?

I KPI sono metriche utilizzate per misurare le prestazioni e il successo dei team di lavoro o delle persone che li compongono. Possono essere definiti per diverse aree di business, tra cui vendite, marketing, produzione e finanza.

Per il team vendite, i KPI possono essere utilizzati per misurare le prestazioni individuali, la produttività, il tasso di conversione, il numero di opportunità create e altro ancora.

Mi piace sempre sottolineare che i KPI dovrebbero essere utilizzati come strumento di supporto per il team vendite, non come strumento di controllo. Le ragioni per cui tutte le aziende dovrebbero utilizzare questo sistema sono diverse.

Innanzitutto, i KPI forniscono ai team vendite una chiara comprensione delle prestazioni attuali e degli obiettivi futuri. Quando le risorse sanno esattamente cosa devono raggiungere e come farlo, sono in grado di focalizzarsi meglio sulle attività che li porteranno al successo. In secondo luogo aiutano ad identificare le aree di miglioramento.

Inoltre, i KPI aiutano a creare una cultura di responsabilità. Quando un team sa che sarà valutato in base ai KPI, si sentirà più responsabile delle proprie prestazioni e sarà più motivato a raggiungere gli obiettivi dell’azienda. L’utilizzo efficace di queste metriche può anche migliorare l’engagement dei membri del team vendite. Quando i KPI sono stabiliti in modo collaborativo e viene condivisa con loro la scelta e la definizione dei KPI, si sentono maggiormente coinvolti e motivati a raggiungere gli obiettivi.

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Possono anche essere utilizzati come strumento di coaching, aiutando i manager a fornire un feedback costruttivo per migliorare le competenze del team vendite, il suo coinvolgimento e la sua motivazione.

Quando dico che i KPI dovrebbero essere utilizzati come strumento di supporto e non di controllo, intendo dire che dovrebbero essere utilizzati per motivare e guidare i team vendite a raggiungere i loro obiettivi, assicurandosi però che non diventino una “punizione” per le prestazioni non raggiunte.

L’obiettivo è quello di creare un ambiente di lavoro positivo che sostenga la crescita e lo sviluppo del team, piuttosto che mettere pressione sui singoli individui.

Per capirci meglio facciamo un esempio pratico.

Supponiamo che uno dei tuoi venditori abbia realizzato vendite per un valore di 100.000 euro nell’arco di un mese, che però non è il 100% del suo obiettivo che invece è di 150.000 euro. Questo ci mette in “alert” sul perché non sta raggiungendo i risultati.

Oltre al suo fatturato, stiamo monitorando anche il numero di clienti fatti e il numero di visite e appuntamenti che riesce a fissare nell’arco dello stesso mese. Andando ad approfondire questi dati ci rendiamo conto che non sta acquisendo un numero sufficiente di clienti. A questo punto, potremmo pensare che il problema risiede nell’efficacia del venditore nel chiudere le trattative, in realtà ci accorgiamo che non sta fissando un numero sufficiente di appuntamenti per far si che si creino le giuste opportunità di trattative che gli permetteranno alla fine del percorso di ottenere il suo obiettivo di fatturato e clienti.

Come potremmo utilizzare questi dati vedendo quanto ci siamo detti sopra?

Possiamo organizzare una formazione specifica per aiutare il venditore a migliorare la sua efficacia in fase di approccio con un prospect caldo o freddo per far si che questo fissi l’appuntamento, prevedendo un periodo di affiancamento e supporto per fornirgli non solo delle indicazioni dal punto di vista teorico, ma anche pratico.

Facendo questo tentativo non è detto si riesca a portare il venditore a realizzare i suoi obiettivi, ma i dati potrebbero anche portarci a  fare delle considerazioni rispetto agli obiettivi che abbiamo fissato e quindi considerare una strategia di tipo diverso.

I KPI, come vedremo di seguito, ci mettono nella condizione di poter correggere il tiro e sono fondamentali per poter prendere decisioni oggettive e consapevoli basate su dati concreti.

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5 consigli su come i KPI possono aiutare il team vendite

Se ecco 5 consigli su come utilizzare i KPI in modo efficace per supportare il team vendite:

1. Scegliere i KPI giusti

È importante scegliere i KPI che sono rilevanti per il team vendite e che misurano ciò che è importante per l’azienda. Ad esempio, se l’obiettivo è aumentare le vendite, i KPI potrebbero includere il numero di opportunità create o il numero di clienti acquisiti.

Ciò significa che il team vendite dovrebbe essere coinvolto nella scelta dei KPI più importanti per la propria attività e nella definizione degli obiettivi di performance associati a ciascun KPI.

Coinvolgere il team vendite significa anche considerare il loro feedback sulle metriche utilizzate. Se un KPI non è considerato utile o rilevante dagli stessi venditori, è probabile che non avrà l’effetto motivazionale desiderato e potrebbe portare anche a risultati negativi.

2. Comunicare in modo efficace

I KPI dovrebbero essere comunicati in modo chiaro e trasparente. In questo modo, i venditori potranno capire come vengono valutati e quali sono gli obiettivi da raggiungere.

Oltre a comunicarli in modo chiaro e trasparente, i KPI dovrebbero essere anche concordati con il team vendite prima di implementarli. In questo modo, i venditori si sentiranno coinvolti nel processo e saranno più motivati a raggiungere gli obiettivi stabiliti: questo passaggio rappresenta una delle chiavi del successo nell’utilizzo di tali metriche per migliorare le prestazioni.

In particolare è importante che i venditori siano informati, in totale trasparenza, su quelli che sono gli obiettivi aziendali e sui motivi per cui vengono misurati determinati KPI per raggiungerli.

3. Misurare regolarmente

I KPI dovrebbero essere misurati regolarmente per monitorare le prestazioni del team vendite. Questo aiuta ad identificare le aree di miglioramento in modo tempestivo.

L’accordo con il team vendite deve essere continuo e iterativo. Ciò significa che i KPI dovrebbero essere regolarmente rivisti e aggiornati in base alle esigenze in continua evoluzione dell’azienda.

Inoltre, è importante mantenere un dialogo aperto con i venditori e valutare regolarmente l’efficacia dei KPI e il loro impatto sulle prestazioni delle vendite.

In sintesi, misurare regolarmente i KPI aiuta l’azienda ad identificare le aree di miglioramento in modo tempestivo, monitorare le prestazioni del team vendite, sviluppare piani di formazione personalizzati, mantenere il focus sugli obiettivi e valutare l’efficacia delle strategie di vendita adottate. Questo porta ad una maggiore efficienza e produttività del team vendite, e di conseguenza, ad un aumento dei risultati e del successo dell’azienda.

4. Fornire feedback costruttivo

Quando i KPI vengono misurati, è importante fornire un feedback costruttivo al team vendite. Questo può aiutare a migliorare le prestazioni individuali e del team nel complesso.

Il feedback costruttivo aiuta i venditori a comprendere meglio le proprie prestazioni e ad identificare gli aspetti da migliorare, aiutandoli inoltre a sviluppare le loro competenze e a diventare più efficaci nel loro ruolo.

Quando un venditore riceve un feedback positivo sulle sue prestazioni, può sentirsi motivato a continuare a lavorare duramente, d’altra parte, un feedback negativo può essere utilizzato come un’opportunità per identificare le aree di miglioramento e motivare il venditore a lavorare per migliorare le sue prestazioni.

5. Utilizzare i KPI come strumento di supporto

Infine, i KPI dovrebbero essere utilizzati come strumento di supporto per il team vendite, non come strumento di controllo.

L’uso dei KPI come strumento di supporto aiuta i collaboratori a concentrarsi sugli obiettivi e sulle attività che portano a risultati positivi per l’azienda. In questo modo, i collaboratori si sentono più coinvolti nel processo decisionale e sono più motivati a raggiungere gli obiettivi aziendali.

In conclusione, scegliere i KPI giusti, comunicare in modo efficace, misurare regolarmente, fornire feedback costruttivo e utilizzare i KPI come strumento di supporto sono tutte pratiche che possono aiutare a garantire che i KPI siano utilizzati in modo efficace per supportare il team vendite.

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Come i KPI possono aiutare l’imprenditore

L’analisi dei KPIpuò avere un impatto significativo sulle performance economiche e sull’espansione commerciale di un’azienda.

I KPI sono uno strumento per misurare le prestazioni di un’azienda e dei suoi dipendenti rispetto a determinati obiettivi e metriche: se utilizzati in modo strategico, possono aiutare l’imprenditore ad individuare le soluzioni e le opportunità di miglioramento, aumentare la produttività e la redditività dell’azienda e motivare la rete commerciale.

Innanzitutto, consentono all’imprenditore di monitorare le prestazioni del team vendita nel tempo e di individuare eventuali trend positivi o negativi. In questo modo, può intervenire tempestivamente e rafforzare le performance positive del team.

Sono di grande aiuto per prendere decisioni basate sui dati e non solo sull’istinto, ad esempio, se l’imprenditore nota che uno dei venditori ha una percentuale di chiusura delle vendite più bassa rispetto alla media del team, può utilizzare questa informazione per offrire una formazione mirata, un training per mantenersi aggiornati e competitivi.

Infine, l’imprenditore può utilizzare i KPI come strumento di riconoscimento e incentivazione per premiare i venditori che raggiungono obiettivi importanti o che migliorano le loro performance in modo significativo.

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Come utilizzare i KPI in modo efficace

L’utilizzo efficace dei KPI può fare la differenza nella gestione della rete vendita.

È importante ricordare che i KPI da soli non sono sufficienti per migliorare le prestazioni del team vendita. È importante anche investire nella formazione e nell’affiancamento dei venditori, sia con altri venditori esperti che con i manager.

Inoltre, l’utilizzo di tecniche di gamification può aumentare l’engagement e la motivazione dei venditori nel raggiungere gli obiettivi. Grazie alla gamification potrai realizzare percorsi formativi interattivi e stimolanti che renderanno più divertente apprendere i nuovi concetti ed entrare nello spirito aziendale.

Anche nella mia azienda, Fattoria dei Talenti, adottiamo il Sistema Manuagere, una piattaforma studiata e realizzata per soddisfare le diverse esigenze di imprenditori, pmi e manager.

I primi a sperimentarla siamo stati proprio noi, avendo una formazione e passione per la gestione delle imprese, comprendiamo perfettamente le esigenze e le priorità che un imprenditore ha per la sua azienda.

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Conclusione

In sintesi, i KPI sono uno strumento importante per migliorare le prestazioni della rete vendita, ma devono essere utilizzati in modo efficace e congiuntamente ad altre strategie di gestione e formazione del team.

Inoltre, i KPI possono essere utilizzati per stimolare la competizione sana tra i venditori. Attraverso la gamification, i manager possono utilizzare i KPI per creare sfide e competizioni tra i venditori, premiando i vincitori con incentivi come bonus o premi. Questo può incentivare i venditori a fare del loro meglio per raggiungere gli obiettivi di vendita dell’azienda.

Un esempio concreto di un’azienda che ha utilizzato i KPI con successo è Starbucks.

Uno dei KPI più importanti per Starbucks è il “transaction count”, ovvero il numero di transazioni effettuate dai clienti nei negozi. Starbucks utilizza questo KPI per monitorare il traffico nei negozi e per capire come migliorare l’esperienza dei clienti, ad esempio ottimizzando la disposizione dei prodotti e il servizio al cliente.

Inoltre, Starbucks utilizza altri KPI per monitorare la performance dei suoi dipendenti, tra cui il “customer service score”, ovvero il punteggio di soddisfazione del cliente. Questo KPI misura la soddisfazione dei clienti con l’esperienza di acquisto e il servizio al cliente nei negozi.

L’uso dei KPI ha permesso all’azienda Starbucks di monitorare e migliorare costantemente l’esperienza dei clienti nei suoi negozi. Inoltre, l’azienda ha utilizzato i dati raccolti attraverso i KPI per aprire nuovi negozi nei luoghi giusti e per sviluppare nuovi prodotti e offerte.

In generale, l’uso dei KPI può essere un potente strumento per le aziende, l’importante è scegliere i KPI giusti e utilizzarli in modo efficace per monitorare e migliorare le prestazioni aziendali. Se non sai a chi affidarti per avere supporto o anche solo chiedere un consiglio, noi di Fattoria dei Talenti siamo qui per guidarti nel percorso di rinnovamento e crescita aziendale.

Natascia Nardi

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